淺談大型水利工程建設檔案管理

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滕州市馬河水庫除險加固工程總投資1.12億元，工期兩年半（2002年6月至2004年12月）。作為一項大型水利工程，從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的檔案資料，做好這些資料的收集與管理，對促進工程建設，保障水庫工程今后的運行與管理，具有十分重要的意義。本文立足馬河水庫除險加固工程建設，通過對工程建設中檔案資料的搜集、管理、利用等方面進行初步探討，以期對大型水利工程建設中的檔案管理工作有所裨益。

　　一、領導重視，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性。

　　馬河水庫于1960年5月建成蓄水，總庫容1.38億立方米。受當時的技術和條件制約，加之四十多年的運行，水庫樞紐工程存在著嚴重質(zhì)量隱患。1999年5月26日，棗莊市水利局、計委以棗計農(nóng)字（1999）125號文向省計委、省水利廳呈報了《關于馬河水庫保安全工程立項報告》，由此，拉開了水庫除險加固工程立項工作的序幕。

　　在申請立項工作中，市、局領導多次明確指示，一定要做好立項過程中產(chǎn)生的檔案資料的整理歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。2002年2月22日，水利部淮河水利委員會批復《馬河水庫除險加固工程初步設計報告》，在組建工程建設處時，同時設立了工程檔案管理領導小組，由處主任任組長，有關科室負責人任成員，并明確了一名專職、四名兼職檔案管理員，具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、帳冊、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領導視察活動等資料悉數(shù)歸檔。在一線跟班作業(yè)的技術人員，堅持做好施工記錄，工程階段驗收以后，即將記錄移交檔案室歸檔。對一時難以判定的材料，先整理歸檔，三個月后經(jīng)主任或分管主任審查后再決定取舍。并利用磁帶、光盤、膠卷、實物等多種形式，盡量全面、系統(tǒng)地記錄工程建設原貌，展現(xiàn)建設風采。

　　大型水利工程一般都是國家重點工程，其建設規(guī)模大、時間長、要求嚴，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術，如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細、全面地記載施工過程，并及時收集歸檔，沒有領導的高度重視，沒有施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的。

　　二、健章立制，確保檔案管理規(guī)范化、標準化。

　　為規(guī)范檔案資料的管理，工程建設處根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及水利部《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》等有關法規(guī)，制訂了《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規(guī)定。為提高工程檔案管理水平，建設處采取走出去、請進來的辦法，派人赴日照水庫、跋山水庫學習檔案管理經(jīng)驗，到市檔案局參加檔案業(yè)務培訓，并請檔案業(yè)務專家指導、幫助建檔立冊。

　　為改善檔案保管條件，該處注重加強檔案室建設，配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裱糊等一系列設備，保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時，還配備了計算機、錄像機、照相機等現(xiàn)代化管理設備，基本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。

　　對于大型水利工程的建設，在基層工作的同志一般都很少參與，對其中的檔案管理更是陌生。因此，工程檔案管理人員要不斷加強業(yè)務學習，注重提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力，增強責任心和榮譽感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系，使大型水利工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。特別在工程檔案轉(zhuǎn)入工管單位管理使用以后，要注意從計算機管理入手，利用網(wǎng)絡和多媒體技術，豐富信息資源，建立專題數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，減輕管理人員的工作強度，提高存檔質(zhì)量和工作效率。

　　三、用活檔案，發(fā)揮檔案存史資政的積極作用。

　　除險加固工程開工建設以后，增加了許多新的檔案材料，同時，查詢、借閱、復制檔案資料的工作明顯增多。圍繞工程建設的實際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去。在工作中，他們注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細心、耐心。不論是領導還是一般技術人員查閱檔案資料，他們都熱情服務，不僅提供直接材料，還根據(jù)需要提供相關材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料；不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應提供外地優(yōu)質(zhì)工程材料。在嚴格履行審批手續(xù)，切實做好安全保密工作的同時，注意發(fā)揮檔案的服務功能，在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。

　　大型水利工程的效益大，風險也大，其檔案資料不同于一般的歷史資料，對工程的運行、安全有直接影響。因此，搜集與管理好工程建設時期的檔案資料至關重要。同時，要增強服務意識，注重運用、發(fā)揮好工程檔案，實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務中體現(xiàn)檔案價值，維護大型水利工程的安全運行。