水利工程檔案管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

對水利工程監(jiān)理現(xiàn)場檔案加強管理，使其規(guī)范化、科學(xué)化，對保證監(jiān)理工作全過程簽證資料的完整性有著重要意義，對日后工作監(jiān)理過程的了解也非常重要。同時，在工程進(jìn)展過程中給總監(jiān)理工程師的工作帶來便利。
1. 水利監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理體系的建立
1. 1檔案管理人員體系的建立
監(jiān)理機構(gòu)組建的同時，應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)檔案材料的管理，并應(yīng)由總監(jiān)或副總監(jiān)主管文書、檔案工作，形成專人負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)主管審核的檔案管理體系。
1. 2收文、發(fā)文記錄薄的建立
工程文件的收發(fā)，應(yīng)有清晰的記錄，應(yīng)建立收、發(fā)文記錄薄。記錄薄的內(nèi)容應(yīng)包括：序號、文件編號、文件名稱、收文（發(fā)文）時間、來文（收文）單位、收文人簽字、備注：在收文薄中應(yīng)加入簽轉(zhuǎn)單位、簽轉(zhuǎn)日期兩項，以便對各方文件在監(jiān)理部由監(jiān)理組長或總監(jiān)審查后的簽轉(zhuǎn)。
2. 歸檔文件的分類
對水利工程監(jiān)理所需歸檔文件的類型應(yīng)進(jìn)行分類。文件的總體類型可分為合同文本文件、業(yè)主指示文件、施工文件、設(shè)計文件、監(jiān)理文件和其他文件6大部分。這6大部分可詳細(xì)分類如下。
2.1合同文件：包括監(jiān)理合同、施工合同、采購合同等合同文件。
2.2設(shè)計文件：包括設(shè)計圖紙、施工圖紙、設(shè)計變更通知、設(shè)計答疑等設(shè)計文件。
2.3上級來文：包括監(jiān)理公司對監(jiān)理機構(gòu)的指示文件、質(zhì)量監(jiān)督部門的文件及水利部（廳）等機關(guān)下發(fā)的文件。
2.4業(yè)主文件：包括業(yè)主通知、函件等文件。
2.5合同支付認(rèn)證文件：包括單價認(rèn)證、工程量認(rèn)證、月統(tǒng)計表、工程款支付證書、預(yù)付款支付證書等與資金和工程量相關(guān)的認(rèn)證文件。
2.6監(jiān)理綱領(lǐng)文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、規(guī)程、細(xì)則。
2.7監(jiān)理部內(nèi)部管理文件：包括監(jiān)理部工作指示文件、監(jiān)理人員的考勤、人員崗位證書、監(jiān)理規(guī)章制度等文件。
2.8監(jiān)理工作報告：包括監(jiān)理月報、工作總結(jié)報告。
2.9監(jiān)理函件：包括提交業(yè)主單位的建議函件、提交設(shè)計單位的商議函等監(jiān)理對外函件。
2.10監(jiān)理指示性文件：包括監(jiān)理通知、監(jiān)理指示、施工違規(guī)警告、返工令、單位工程開工許可證，分部工程開工許可證、工程暫停施工指令單、工程復(fù)工指令單。
2.11監(jiān)理會議紀(jì)要：包括設(shè)計交底會、施工動員會、各方協(xié)調(diào)會、工程驗收會等由監(jiān)理主持的會議紀(jì)要。
2.12施工單位報告：包括各種承包商報告、函件等。
2.13施工組織設(shè)計及技術(shù)方案：包括施工方的各方的個階段各施工部位開工前的施工組織設(shè)計、及特殊施工技術(shù)方案的報審。 
2.14施工檢驗和測量核算資料：包括施工方自檢材料（原材料檢驗、中間產(chǎn)品的檢驗、各項檢測指示的檢驗資料等）、各施工部位從基面到完工過程中的測量資料。
2.15施工單位材料與機械設(shè)備申報表：包括原材料檢驗、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、機械設(shè)備情況。
2.16施工單位質(zhì)量保證體系資料：包括施工資質(zhì)、組織機構(gòu)、項目經(jīng)理證書、試驗室等級證書、質(zhì)檢人員及主要技術(shù)工人等級證書等。
2.17質(zhì)量評定資料：包括單位工程質(zhì)量評定、分部工程質(zhì)量評定、單元工程質(zhì)量評定資料。
2.18工程信息文件：包括工程用表、總監(jiān)巡視記錄、監(jiān)理備忘錄等。
2.19工程聲像文件：包括工程照片、錄像資料。
3.不同水利工程監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理。
有了健全的檔案管理體系和歸檔分類，對檔案管理起了良好的作用。檔案的管理形式也視工程不同而定，在中小型水利工程中監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理可簡單化，不需分級的管理直接由總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)：而在工程較大，標(biāo)段多、施工復(fù)雜的工程中監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理機構(gòu)的分級管理而隨之進(jìn)行分級化的管理。
3.1中小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理
中小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理也可視為單一性的檔案管理，即監(jiān)理部專人負(fù)責(zé)，對檔案進(jìn)行管理。在檔案體系建立后，檔案人員應(yīng)首先對參建各方的檔案管理人員熟悉，了解檔案文件的流通途徑，保證文件及時有效地在工程中發(fā)揮作用。檔案員在管理文件時，應(yīng)對收發(fā)文件進(jìn)行初審，若發(fā)現(xiàn)問題不能對其進(jìn)行歸檔，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)部門對文件的錯誤進(jìn)行糾正，保證歸檔材料的規(guī)范性。文件審查的重點為施工方的文件，如報來的報表內(nèi)容填寫是否齊全，工程部位、工程編號是否已填寫，施工方的質(zhì)檢人員和負(fù)責(zé)人是否簽字，是否有公章等，此類均為工程細(xì)節(jié)問題，要求檔案管理人員細(xì)心審閱，避免表格的不規(guī)范性。對各方報來之文件不能立即存檔，應(yīng)報其文件內(nèi)容相關(guān)的監(jiān)理負(fù)責(zé)人審閱，做出及時的批復(fù)處理意見再進(jìn)行文件的歸案。
丹東市鐵甲水庫除險加固工程為大II型水庫的除險加固工程，其工程量不大，劃分為三個單位工程118個單元工程，工程屬于中、小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理。
此工程監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理所所遇到的問題：①開工初期的檔案的管理較亂。其主要原因為檔案體系建立的較晚，監(jiān)理進(jìn)場后沒有充足的準(zhǔn)備時間，施工單位已開始了施工，檔案的管理體系是在進(jìn)行中逐步建立起來的，所以造成前期工作量大且檔案不清晰的現(xiàn)象。因此，無論大、中、小型工程的監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理體系建立，必須及時在開工前建立起來，保證開工后工作順利，檔案文件清晰。②施工單位報表問題較多。施工方為地方隊伍，無軟件材料的整理經(jīng)驗，并只重視施工方面，忽略了軟件材料的規(guī)范性（此類問題為中、小型水利工程監(jiān)理中常遇的共性問題）。對此隊伍，監(jiān)理部對其驚醒了資料的填寫，報送程序的培訓(xùn)，使其熟悉監(jiān)理過程中的檔案管理程序。
3.2大型水利工程監(jiān)理現(xiàn)場檔案管理
對于大型水利工程，由于工程內(nèi)容復(fù)雜，分了多個標(biāo)段，工程地點不集中，監(jiān)理部采用分級管理，下設(shè)監(jiān)理組，其監(jiān)理檔案的管理亦應(yīng)分級化管理。即分為監(jiān)理部檔案管理和監(jiān)理組的檔案管理。監(jiān)理組的檔案管理可減輕監(jiān)理部檔案管理的工作量，同時也方便各監(jiān)理組組長查閱本組的檔案資料。
監(jiān)理組存檔材料除監(jiān)理部指令的文件資料之外，主要為本組及本表段工程相關(guān)的工程資料，主要提供備查資料為：①初步設(shè)計和招、投標(biāo)文件：②監(jiān)理日記、大事記：③工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件：④監(jiān)理檢驗  資料和測量核算資料：⑤承包商現(xiàn)場測量資料：⑥單元工程質(zhì)量評定資料 ：⑦工程計量單：⑧承包商質(zhì)量保證體系備查資料：⑨工程主要控制性指標(biāo)。
上述9項資料可只由監(jiān)理組進(jìn)行分類歸檔，監(jiān)理部不再存檔。未提及的資料，監(jiān)理組亦應(yīng)正常存檔。
分級管理指監(jiān)理部應(yīng)設(shè)專門的檔案管理人員，監(jiān)理組技工程需要設(shè)專（兼）職的檔案管理人員。組與部之間，同樣履行收發(fā)文手續(xù)，執(zhí)行備忘文件的收發(fā)程序。同時，在監(jiān)理組形成的監(jiān)理文件，必須報監(jiān)理部存檔，以便總監(jiān)了解各標(biāo)段的工程進(jìn)展與監(jiān)理工程情況。
大凌河朝陽城區(qū)段防洪、人工湖工程，長8Km，寬0.6Km，分了5個標(biāo)段，分成5個監(jiān)理組。因為工程涉及堤防、穿堤建筑物、橡膠壩、湖區(qū)防滲11個單位工程，工程面廣、量大、工期短，平均月支付2000萬元左右。所以采用了由部到組的分級監(jiān)理檔案管理模式。在此工程中，監(jiān)理部檔案管理還采用了“日整理、月進(jìn)檔”的管理形式，即每天的材料首先經(jīng)總監(jiān)審閱，每晚對本日審閱完的材料進(jìn)行整理，分類與歸檔相同，以資料夾方式存放。月初，對上月（1—31日）的整理材料進(jìn)行歸檔處理，進(jìn)入檔案室的資料柜中。采用這種日整理、月進(jìn)檔的管理方法，方便總監(jiān)對本月整個施工進(jìn)展情況的了解，隨時對本月和本日內(nèi)發(fā)生情況及時的了解，及時處理。同時也避免了經(jīng)常抽取檔案中材料而產(chǎn)生的材料丟失現(xiàn)象。
分級檔案管理存在的問題，整個監(jiān)理部參與檔案管理的人員增加，將產(chǎn)生檔案管理方法不一致，監(jiān)理部與監(jiān)理組轉(zhuǎn)接材料不及時或有漏轉(zhuǎn)，并不容易發(fā)現(xiàn)，解決此問題，應(yīng)對各監(jiān)理組與監(jiān)理部檔案管理人員統(tǒng)一管理，增強檔案管理人員的責(zé)任心，從而保證檔案管理的完整性和規(guī)范性。
4通用管理
4.1檔案材料的歸檔分類要界線清晰，不能含糊不清，避免文件在歸檔時有“左右為難”的問題發(fā)生。
4.2每個檔案管理類別應(yīng)在首頁目錄，并在歸檔目錄中填寫清楚文件編號、責(zé)任者、文件名稱、日期、頁碼、備注、文件的主要內(nèi)容應(yīng)簡述清楚。
4.3嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，建立借閱簽名薄。借閱歸檔材料必須簽字借閱，并在限定日期內(nèi)歸還，并保證文件的清潔完整。
4.4監(jiān)理部的負(fù)責(zé)人不定期的對檔案管理進(jìn)行審查，保證管理程序的正確性和規(guī)范性。
5 監(jiān)理檔案的移交
   監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)按業(yè)主的要求和工程承建合同文件規(guī)定，在委托監(jiān)理的合同工程項目完成或監(jiān)理服務(wù)期滿后，對應(yīng)由監(jiān)理機構(gòu)歸檔的工程檔案逐項清點、堅定、整編登記造冊，并向業(yè)主移交。
2. 結(jié)語
     水利監(jiān)理現(xiàn)場檔案的管理工作，是現(xiàn)場監(jiān)理工作的一項重要組成部分，檔案內(nèi)容詳細(xì)的記錄了整個監(jiān)理工作的全過程，監(jiān)理工作應(yīng)硬件與軟件一起抓，并且兩方面應(yīng)視為同等重要。