項目管理辦公室與項目文化研究

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　一、項目管理辦公室與項目文化概念內(nèi)涵

　　目前各界對于項目管理辦公室的爭議一直沒有間斷，對于項目管理辦公室的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：項目管理辦公室是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時項目成功率是上升的。項目管理辦公室是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。

　　項目文化則是項目實施過程中體現(xiàn)企業(yè)形象、宗旨、價值觀和作風(fēng)的一種共識，它以多種形式形成、存在和發(fā)展。項目文化是企業(yè)文化的具體滲透和延伸，同時也豐富和發(fā)展了企業(yè)文化。項目文化作為項目人共同累積的價值觀、信仰、習(xí)慣、知識、工作方法和行為的一種綜合體來體現(xiàn)，貫徹于項目實施始終，使項目動作更為有效，以期達到項目的最終目的。

　　二、項目管理現(xiàn)狀

　　在激烈的市場經(jīng)濟條件下，項目已經(jīng)成為企業(yè)成長必不可少的推動力，項目管理能力也已是企業(yè)競爭能力的重要體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實中項目的實施效果卻并不樂觀。

　　據(jù)Standish Group集團對1994年以來的技術(shù)項目情況統(tǒng)計顯示：46%的信息技術(shù)項目超出了預(yù)算并且已過期;28%的信息技術(shù)項目完全失敗。另外一個調(diào)研得出了更為嚴酷的成功率：由財富500強公司承擔(dān)的信息技術(shù)項目中，只有24%能被成功地完成。針對這些情況，Standish Group集團對項目失敗的原因做了調(diào)查，表1顯示的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，由于項目組織問題造成項目失敗所占的比例很大的。

　　表1  項目失敗原因分析

　　三、項目管理辦公室與項目文化解析

　　從項目管理的現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段項目管理還存在很大的問題，要想提高項目的成功率，絕不能忽視項目組織方面的因素。而要想更好地解決項目組織方面的問題，成立項目管理辦公室是必然的選擇。此外，另一個容易被大家忽略的問題就是項目文化，盡管現(xiàn)在人們已經(jīng)認識到了項目管理的重要性，但是卻極少有人關(guān)注項目文化，忽視項目文化往往是造成項目失敗更為深層次的原因。

　?。ㄒ唬╉椖抗芾磙k公室的功能及作用

　　1、項目管理辦公室的功能

　　PMO的功能主要有以下6種：開發(fā)和維護項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項目管理培訓(xùn)。

　　2、項目管理辦公室的作用

　　項目管理辦公室是給項目進度報告、項目計劃、風(fēng)險管理、第三方參與管理、動態(tài)控制、質(zhì)量控制提供指導(dǎo)和輔助管理，使得項目計劃能夠得到切實有效的執(zhí)行，減少項目風(fēng)險。項目管理通過項目組的工作來完成。項目組包括項目經(jīng)理、項目管理辦公室和職能部門分派到項目中工作的人員。其中，項目經(jīng)理是核心，對整個項目負責(zé)，主要進行協(xié)調(diào)項目跨職能部門的工作，讓各部門朝著共同的目標(biāo)努力，以及處理諸如經(jīng)營上的問題、供應(yīng)商的問題、員工的問題等一些項目中經(jīng)常變動的情況。而涉及到項目的整體優(yōu)化、個別計劃的研究、對項目現(xiàn)狀的分析等一些技術(shù)性的問題可以完全依賴于項目管理辦公室去實現(xiàn)。這樣，項目管理辦公室才會給項目經(jīng)理提供最得力的支持，使其集中精力做好項目上的重大決策，引導(dǎo)項目達到預(yù)期的目標(biāo)。

　?。ǘ╉椖课幕墓δ芗艾F(xiàn)實作用

　　1、項目文化的功能

　　在項目組織中，組織層級較少，管理幅度增寬，結(jié)構(gòu)趨于扁平化，授予團隊成員更大的權(quán)力;同時，項目團隊的正規(guī)化程度較低，具有較小的組織剛性。這些都要求文化提供共同的價值觀體系，從而項目成員朝共同的目標(biāo)努力。項目文化的功能主要體現(xiàn)在以下方面： (1)導(dǎo)向功能。指通過項目團隊成員行為的價值取向、行動目標(biāo)和建立規(guī)章制度，使成員的個體思想觀念和追求與項目目標(biāo)相一致，把實現(xiàn)項目目標(biāo)變成項目團隊成員的自覺行動; (2)凝聚功能。以項目目標(biāo)為凝聚點，團體意識為凝聚力，共同思想為凝聚劑，使項目團隊成員上下左右團結(jié)一致，關(guān)心項目的成功成為一種強烈的心理需求，增強項目團隊成員的歸屬感和榮譽感;(3)應(yīng)變功能。文化具有相對的穩(wěn)定性和持續(xù)性特征。而項目所處的環(huán)境不斷變化，故其文化要富靈活性，不斷適時地更新文化形態(tài)，適應(yīng)外部環(huán)境的變化。

　　2、項目文化的作用

　　建設(shè)健康的項目文化，有利于改變現(xiàn)有項目管理中流程運作不暢、管理效率低下等問題，其現(xiàn)實意義主要在于：(1)通過建設(shè)項目文化，能夠在項目上建立起一種有利于實現(xiàn)項目目標(biāo)的無形機制，從而引導(dǎo)項目成員對項目目標(biāo)的認同，增強項目成員的責(zé)任意識，并約束項目成員的不良心理和行為，使之遵守項目行為規(guī)范，令工作更加高效;(2)健康的項目文化將提高項目成員對項目的參與度、適應(yīng)性，喚起項目成員的進取精神，使項目成員的潛能得以發(fā)揮，自我價值也可以在較高的境界上得以實現(xiàn)，并將獲得極大的精神滿足;(3)一個項目的成員各有不同的背景，健康的項目文化猶如潤滑劑，給有各種期望、抱負和技能的項目成員以互相了解的時間和空間，創(chuàng)造良好的溝通、團結(jié)氛圍，凝聚人心，形成整體一起作戰(zhàn)。

　?。ㄈ╉椖抗芾磙k公室和項目文化的關(guān)系

　　1、項目管理辦公室需要項目文化

　　項目管理辦公室作為項目實施的“大腦”，對項目的成敗起著至關(guān)重要的作用。項目的實施受時間等一系列因素的影響，而項目管理辦公室正是為了更好的應(yīng)對這些制約因素而設(shè)立的。眾所周知，文化具有它獨特的魅力，已經(jīng)成為全球關(guān)注的焦點。其實在項目中也需要文化的養(yǎng)分，項目管理辦公室更需要這種養(yǎng)分。一個具有良好項目文化的項目管理辦公室，將會對項目起到更好的支持作用，特別是由于項目管理辦公室是解決項目問題的主要地方，好的項目文化能夠使得項目相關(guān)各方感到自己的價值受到了重視，能夠激勵各方更為關(guān)注項目，為項目成功實施付出更大的努力。

　　2、項目管理辦公室對項目文化建設(shè)起著重要作用

　　一方面項目文化對項目管理辦公室而言至關(guān)重要，另一方面，項目文化的傳播與積淀也離不開項目管理辦公室。項目文化的形成絕不可能是一天兩天的事，沒有一個機構(gòu)來整理歸類是不可能傳承下來的。而承擔(dān)總結(jié)傳承項目文化最合適的組織就是項目管理辦公室，首先，項目管理辦公室可以移植優(yōu)秀的項目文化到正在進行的項目;第二，每一個項目都具有獨特性，隨著新加入成員的到來，勢必也會帶來新的文化，項目管理辦公室需要把這種文化吸納到以前的項目文化中，這樣便會產(chǎn)生新的項目文化;第三，項目管理辦公室需要把已經(jīng)形成的新的文化繼續(xù)傳承下去，形成文檔，并將這種項目文化引入到企業(yè)中，使之與企業(yè)文化發(fā)生作用，促進整個企業(yè)文化的發(fā)展。

　　四、正確對待項目管理辦公室和項目文化

　　項目管理辦公室和項目文化在項目中起著非常重要的作用，二者是一個相互聯(lián)系的整體，不能孤立地對待，如何正確處理二者的關(guān)系，在加強項目管理辦公室管理的同時，重視項目文化的建設(shè)成為項目管理的一個新問題。

　?。ㄒ唬┯庙椖课幕笇?dǎo)項目管理辦公室的建設(shè)

　　項目管理辦公室的建設(shè)離不開組織現(xiàn)有的資源，這種資源既包括硬件資源也包括軟件資源，企業(yè)文化就是軟件資源中非常重要的一種。項目管理辦公室應(yīng)該充分重視企業(yè)文化，在項目實施過程中，引進企業(yè)文化中已成型的成功項目文化。這樣做可以起到很多的積極作用，主要包括：組織的優(yōu)秀項目文化能夠得到傳承;項目文化不會因為項目的結(jié)束而丟失;有了優(yōu)秀的項目文化指導(dǎo)，項目管理辦公室的起點就提高了，這有助于項目管理辦公室更好的發(fā)揮對項目和項目經(jīng)理的支持作用。

　?。ǘ╉椖抗芾磙k公室應(yīng)把項目文化建設(shè)作為重要職責(zé)

　　現(xiàn)階段，項目管理辦公室的職能主要包括：開發(fā)和維護項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項目管理培訓(xùn)。為了更好的支持項目，好的項目文化是必需的，而承擔(dān)項目文化建設(shè)主要任務(wù)的應(yīng)該是項目管理辦公室。這主要是因為：首先，項目管理辦公室是項目的“大腦”，直接支持項目和項目經(jīng)理的工作，對項目文化最為“敏感”;第二，在項目管理辦公室成立之初，引進先進成熟的項目文化也是項目管理辦公室的責(zé)任，為了使得“移植”成功，項目管理辦公室必須重視項目文化建設(shè);第三，隨著項目的進行，勢必會有新鮮血液進入項目組織，這會帶來一些新的文化，與原有項目文化結(jié)合后會形成項目新的獨特的項目文化，只有項目管理辦公室保持敏感性才能注意到這種文化，并更好的利用這種文化為項目服務(wù)。

　?。ㄈ┙M織應(yīng)對項目管理辦公室和項目文化建設(shè)提供支持

　　盡管項目管理辦公室和項目文化與項目直接相關(guān)，看似與組織沒有多大關(guān)系。這往往使得很多時候項目管理辦公室、項目文化與組織被人為地割裂開來，對組織和項目造成嚴重后果。其實在項目管理辦公室和項目文化建設(shè)時，需要得到組織多方面的支持，沒有這些支持，項目管理辦公室和項目文化的建設(shè)將受到很大的阻礙，甚至很可能失敗，造成不可挽回的損失。組織應(yīng)該關(guān)注項目管理辦公室的建設(shè)，并且要視項目對組織的重要程度采取相應(yīng)的支持措施。項目文化的建設(shè)也同樣如此，組織要為了項目最后的成功采取支持策略。當(dāng)然，良好的項目管理管理辦公室和項目文化也會對組織起到促進作用，一方面項目的成功勢必會給組織帶來良好的經(jīng)濟等效益;另一方面，項目文化也可以給組織帶來新鮮的血液，能夠為組織文化的進步更新提供重要來源，能促進組織文化的健康發(fā)展。

　　五、結(jié)論

　　項目管理辦公室和項目文化在項目中的作用是非常巨大的，如何更好地建設(shè)項目管理辦公室和項目文化是當(dāng)前項目管理的一個重要研究內(nèi)容。項目管理辦公室和項目文化不應(yīng)該被孤立對待，一方面項目文化能夠促進項目管理辦公室的建設(shè)，另一方面項目管理辦公室也對項目文化起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)然，無論是項目管理辦公室還是項目文化的建設(shè)都離不開組織的支持。